Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine elektronische Rechnung, die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz wiedergibt. Dieses Format ermöglicht die automatisierte elektronische Verarbeitung von Daten. Aus diesem Grund stellen pdf-Rechnungen keine E-Rechnungen dar, denn die pdf-Rechnung ist letztlich „nur“ eine digitale Papierrechnung bzw. eine Bilddatei. Auch wenn KI-gestützte Systeme die Auswertung von pdf-Rechnungen bereits heute ermöglichen, ist eine standardisierte Verarbeitung aufgrund vielzähliger Gestaltungsmöglichkeiten entsprechender Rechnungen nicht möglich. Die verpflichtende Anwendung der E-Rechnung sollte daher auch als Chance gesehen werden. Die Schaffung der Infrastruktur wird mit Kosten verbunden sein, aber auch die Möglichkeit bieten, bestehende Prozesse kritisch zu prüfen, zu überdenken und anzupassen. Der Papierordner gehört jedenfalls bald der Geschichte an. Ins Zentrum der Büroorganisation rücken Datenmanagementsysteme, Rechnungsverarbeitungsanwendungen sowie Schnittstellen zu Buchungsanwendungen oder in das Steuerbüro.

Der erste Schritt auf dem Weg zur E-Rechnung ist die Auswahl einer geeigneten Software. Zur Verwendung der E-Rechnung bedarf es einer Anwendung, die E-Rechnungen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben erstellen, empfangen und verarbeiten kann. Anbieter von Unternehmenssoftware bieten oftmals bereits heute entsprechende Lösungen an. Zum jetzigen Stand haben sich die Formate XRechnung und ZUGFeRD etabliert. ZUGFeRD steht dabei für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Während eine ZUGFeRD-Rechnung den XML-Datensatz in eine pdf-Datei integriert, verzichtet die XRechnung auf eine entsprechende Darstellung. Hier wird lediglich der Datensatz versendet. Der Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung bekommt also wie bislang eine pdf-Datei, die aufgrund des integrierten Datensatzes auch maschinell lesbar ist. Die Nutzung der XRechnung erfordert eine Leitweg-ID, die derzeit nur an öffentliche Stellen vergeben wird. An Unternehmen kann die Rechnungsstellung daher ausschließlich im ZUGFeRD-Format erfolgen. Im Ergebnis wird die Word-Vorlage für pdf-Rechnungen durch eine Eingabemaske ersetzt. Sofern Sie bereits jetzt Softwarelösungen zur Erstellung von pdf-Rechnungen nutzen, ändert sich der Prozess der Rechnungserstellung nur geringfügig. Der Versand von E-Rechnungen per E-Mail bleibt auch weiterhin möglich, da der Gesetzgeber zum Übermittlungsweg bislang keine gesonderten Vorgaben getroffen hat.

Als wesentliche Vorteile der E-Rechnung werden vereinfachte und verkürzte Prozesse, Porto- und Papierersparnisse, Effizienzsteigerung durch automatisierte Verarbeitung und Auslesung von Rechnungsdaten, die geringere Fehleranfälligkeit, die Möglichkeit der dezentralen Rechnungsbearbeitung und örtliche Unabhängigkeit genannt. Größtenteils können diese Vorteile für den Versender bereits durch den Einsatz von pdf-Rechnungen erzielt werden. Wesentlicher Unterschied zur pdf-Rechnung ist der Umstand, dass standardisierte E-Rechnungen von der Buchhaltung sowie den (Finanz-)Behörden, Steuerberatern oder internen Controlling-Stellen effizienter und schneller erfasst und ausgewertet werden können. Fehler können sich jedoch auch weiterhin daraus ergeben, dass auf Seiten des Versenders fehlerhafte Eingaben erfolgen. Diese werden dann vom System des Empfängers ungeprüft übernommen. Eine manuelle Prüfung von Rechnungen ist also auch weiterhin erforderlich.

Für die Umsetzung dieser gesetzlichen Verpflichtung gelten Übergangsfristen. Die Regelung tritt ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 können weiterhin auch sonstige Rechnungen (Papier, pdf) verwendet werden. Werden bis zu diesem Zeitpunkt bereits E-Rechnungen eingesetzt, ist hierfür die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Dieses Zustimmungserfordernis gilt dann nicht, wenn der Empfänger zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet ist. Dies betrifft ab dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen (Ausnahme: Kleinstbetragsrechnungen bis EUR 250,00 und Fahrausweise). Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt auch für Kleinunternehmer. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 ist das Ausstellen von elektronischen Rechnungen weiterhin nicht verpflichtend, wenn der Gesamtumsatz des rechnungsausstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr EUR 800.000,00 nicht überschreitet. Für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2026 und dem 31. Dezember 2027 ist mit Zustimmung des Empfängers eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format zulässig, wenn die Rechnung mittels elektronischen Datenaustausches übermittelt wird. Ab dem 1. Januar 2028 sind die Ausstellung und der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Gegenüber Verbrauchern ist die elektronische Rechnung nur bei erteilter Zustimmung zulässig. Dennoch geht man übereinstimmend davon aus, dass der Versand von ZUGFeRD-Rechnungen ohne gesonderte Zustimmung auch an Verbraucher zulässig ist, da die Rechnung auch für das menschliche Auge lesbar ist. Das hybride Rechnungsformat gewährleistet also eine gesetzeskonforme Rechnungsstellung gegenüber den meisten Kundengruppen.

Bis zum Jahresende sind sämtliche inländische Unternehmer also verpflichtet, eine Infrastruktur bereitzustellen, die den Empfang von E-Rechnungen ermöglicht. Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025

• für den Empfang von E-Rechnungen bereit sein,
• E-Rechnungen auslesen können und
• in der Lage sein, E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren.

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist zu beachten, dass gerade die E-Rechnung zu archivieren ist. Das Ausdrucken und Abheften einer ZUGFeRD-Rechnung genügt nicht. Mit einer solchen Vorgehensweise verstößt der Unternehmer künftig gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, womit die Buchführung ihren Beweiswert verlieren kann.

Im Geschäftsverkehr mit Verbrauchern und mit Unternehmen mit Sitz im Ausland ist die E-Rechnung auch weiterhin nicht erforderlich, solange der (EU-)Gesetzgeber nicht tätig wird. Ab dem Jahr 2030 soll ein europaweites Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze geschaffen werden. Damit ist absehbar, dass auch im europäischen Geschäftsverkehr die E-Rechnung zum Standard werden wird. Zur Vereinheitlichung der Rechnungsstellung erscheint daher der Einsatz des ZUGFeRD-Formates für alle Kundengruppen sinnvoll, anderenfalls muss im Einzelfall geprüft werden, ob Sie Ihre Rechnung an einen Verbraucher oder einen Unternehmer mit Sitz im In- oder mit Sitz im Ausland stellen.

Gerne beraten wir Sie zu diesem Themenkomplex, der in vielen Fällen eine Neuaufstellung bestehender Geschäftsprozesse erfordern wird.