§ 146a AO ergänzt und erweitert die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Steuerpflichtigen, die bereits in § 146 AO geregelt sind. Die Vorschrift betrifft jedoch nicht nur Unternehmen, die Bücher führen und ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1 EStG ermitteln, sondern grundsätzlich auch solche, die ihren Überschuss mithilfe von § 4 Abs. 3 EStG bestimmen.
Voraussetzung für die Anwendbarkeit der Vorschrift ist die Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Darunter sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen sowie Taxameter und Wegstreckenzähler zu verstehen. Nicht erfasst sind dagegen elektronische Buchhaltungsprogramme oder Waren- und Dienstleistungsautomaten, § 1 KassenSichV.
Nach § 146a Abs. 1 AO sind sämtliche Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen. Aufzeichnungspflichtig sind Trainingsbuchungen, Entnahmen, Einlagen, Storno, durchlaufende Posten und auch sonst jeder reguläre Geschäftsvorfall. Die Erfassung hat zeitgerecht, richtig und geordnet zu erfolgen. Zu erfassen sind Vorgangsbeginn, die Transaktionsnummer, die Vorgangsart, die Vorgangsdaten, die Zahlungsart sowie die Vorgangsbeendigung, der Prüfwert sowie die Seriennummer des Aufzeichnungssystems. Zudem bedarf das Kassensystem einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Verstöße gegen diese Vorschriften können dazu führen, dass Besteuerungsgrundlagen im Wege einer Schätzung ermittelt werden, § 162 Abs. 2 AO. Daraus kann sich eine nicht angreifbare, aber dennoch ungerechtfertigte Steuerbelastung ergeben.
Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speicher sowie einer digitalen Schnittstelle bestehen. Zwar ist grundsätzlich der Hersteller für die Einrichtung des TSE verantwortlich. Genügt das Aufzeichnungssystem jedoch nicht den gesetzlichen Vorgaben, so ist der Steuerpflichtige verpflichtet, ein neues Gerät anzuschaffen.
Die Daten sind während der Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu speichern. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen derzeit zehn Jahre; eine Verkürzung auf acht Jahre ist im Gespräch.
Weiterhin sind Belege auszugeben, § 146a Abs. 2 AO. Zu jeder Transaktion ist ein Beleg auszustellen und dem Kunden anzubieten. Der Beleg muss Name und Anschrift des Steuerpflichtigen, das Datum der Belegausstellung, Vorgangsbeginn und -ende, Menge und Art der erbrachten Leistung, die Transaktionsnummer, den Betrag sowie den Umsatzsteuersatz oder gegebenenfalls einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung sowie die Seriennummer der TSE enthalten. Von dieser Pflicht kann auf Antrag eine Befreiung erteilt werden, wenn Waren an eine Vielzahl von unbekannten Personen veräußert werden, z.B. Getränkeausgabe im Stadion.
Zur Erleichterung einer risikoorientierten Fallauswahl sind Steuerpflichtige, die entsprechende Systeme nutzen, zur Mitteilung hierüber an die Finanzverwaltung verpflichtet, § 146a Abs. 4 AO. Dabei löst jede Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines entsprechenden Systems die Mitteilungspflicht aus.
Mitzuteilen sind
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Einrichtung,
- Art, Anzahl und Seriennummer der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Datum der Anschaffung und
- gegebenenfalls Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Dabei kommt es nicht darauf an, ob das System gekauft wurde oder gemietet oder geleast ist. Es kommt alleine auf die Nutzung eines solchen Systems an.
Verstöße gegen die Mitteilungspflicht sind nicht strafbewehrt, können aber mithilfe von Zwangsmaßnahmen wie Zwangsgeld, Ersatzvornahme oder unmittelbarem Zwang, behoben werden. Letzteres dürfte jedoch der absolute Ausnahmefall, wenn nicht sogar grundsätzlich rechtswidrig sein.
Bislang sollte die Mitteilung mittels amtlichem Vordruck erfolgen. Mangels elektronischer Übertragungsmöglichkeit wurde diese Verpflichtung mit BMF-Schreiben vom 6. November 2019 jedoch ausgesetzt. Ab dem 1. Januar 2025 steht hierfür ein eigenes Verfahren über ELSTER bzw. die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung. Kassensystem, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, sind bis zum 31. Juli 2025 unter Einsatz des vorgesehenen Verfahrens an das für die Besteuerung zuständige Finanzamt zu melden. Solche Systeme, die erst ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, sind binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu melden. Außerbetriebnahmen bis zum 1. Juli 2025 müssen nur gemeldet werden, wenn zuvor die Anschaffung des Systems mitgeteilt wurde.
Bei der Nutzung von Taxametern gelten leicht abweichende Vorschriften, die im Einzelfall zu beachten sind.
Die Mitteilung an die Finanzverwaltung übernehmen wir gerne für Sie. Senden Sie uns hierzu rechtzeitig das beigefügte Formblatt ausgefüllt und unterschrieben zurück.
