Zudem können mit dem Ableben des Unternehmers zahlreiche Familien betroffen sein, deren wirtschaftliche Existenz von jetzt auf gleich infrage gestellt wird. Um der Verantwortung für den Betrieb und die angestellten Arbeitnehmer nachzukommen, gilt es daher, bereits frühzeitig Vorkehrungen zu treffen. Auch, wenn geeignete Führungskräfte vorhanden sind, um die Aufgaben bestmöglich zu übernehmen, scheitert es oftmals an Detailinformationen, da jeder Unternehmer ein eigenes System und eine eigene Ordnung hat. Um den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten, empfehlen wir daher das Anlegen eines Notfallordners.

Ein solcher Notfallordner sollte insbesondere folgende Angaben und Unterlagen enthalten:

• Notfalladressen: Benennen Sie Institutionen/Kontakte, die vom Unglücksfall erfahren müssen: Angehörige, Rechtsanwalt, Steuerberater, Mitarbeiter, Krankenkasse, Unfallversicherung, ggfs. Bestatter unter Angabe der jeweiligen Telefonnummer und Adresse.
• Testament, Vorsorgevollmacht, Patienten- und Betreuungsverfügungen, Gesellschaftsvertrag, Ehe- und Erbvertrag
• Aufgabenbeschreibungen: Führen Sie wesentliche Aufgaben, Arbeitsinhalte, Berechtigungen und Vollmachten von Führungskräften und Mitarbeitern in Schlüsselpositionen auf. Hier können Sie auch Qualifikationsbedarf ergänzen, um so sicherzustellen, dass das Potential, welches Sie in den Mitarbeitern erkennen, auch von den Nachfolgern erkannt wird.
• Aufgabenverteilung im Notfall: Benennen Sie hier geeignete Mitarbeiter zur Übernahme von Aufgaben im Notfall. Hinterlegen Sie hier gegebenenfalls erforderliche Notvollmachten.
• Kontoübersichten und -zugänge
• Passwörter, PINs, Schlüssel
• Steuer- und Sozialversicherungsnummern, Versicherungsscheine, Mitgliedschaften, Beteiligungen, Kooperationen
• Vermögensaufstellung (z. B. aktueller Jahresabschluss)
• Unternehmensplanung: Führen Sie hier auf, welche Umsätze und Kosten Sie erwarten und welche Investitionen geplant sind. Planen Sie drei Jahre in die Zukunft. Diese Angaben helfen potentiellen Kaufinteressenten.
• Auftragsübersichten bei Großkunden/Daueraufträgen/Wiedervorlagen
• Übersicht wichtiger Geschäftspartner/Lieferanten/IT-Dienstleister
• Vertragsübersichten: Führen Sie bestehende Gesellschafts-, Geschäftsführungs-, Lieferanten-, Leasing-, Kredit-, Beratungs-, Kauf-, Miet-, Pacht-, Versicherungsverträge mit den jeweiligen Ansprechpartnern und Vertragsnummern sowie Inhalten auf.

Nach Durchsicht der vorstehenden Aufzählung wird aber auch klar, dass mit einem solchen Notfallordner sensible Daten leicht zugänglich gemacht werden. Eine Verwahrung im Unternehmen muss daher von vornherein ausscheiden. Auch eine Aufbewahrung im hauseigenen Büro oder Keller kann mit Risiken verbunden sein. Sie sollten entsprechende Unterlagen also in einem Bankschließfach oder bei Ihrem Rechtsanwalt oder Steuerberater verwahren lassen. Überlassen Sie den Notfallordner Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt, erhalten Sie einen Hinterlegungsschein. Mit diesem Schein und einer entsprechenden Vollmacht können nahe Angehörige oder andere Vertrauenspersonen schnell und unkompliziert an die Unterlagen gelangen.